Rechnungen als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und mit Steuernummer

Die Steuernummer

Jede Rechnung über 250 Euro muss Ihre USt-IdNr. oder Ihre Steuernummer tragen (§ 14 Abs. 4 UStG, für Kleinunternehmer § 34a UStDV). Haben Sie keine USt-IdNr., tragen Sie in den Einstellungen der App unter Steuernummer die Nummer ein, die Ihnen das Finanzamt erteilt hat. Sie steht dann auf jeder Rechnung, im XML und im PDF.

Die XRechnung verlangt außerdem, dass der Verkäufer eindeutig identifiziert und elektronisch erreichbar ist. Ohne USt-IdNr. und ohne Handelsregistereintrag nutzt die App dafür Ihre Steuernummer und Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse. Sie müssen dafür nichts weiter tun.

Kleinunternehmer einrichten

1. Öffnen Sie in der App die Einstellungen. Als Land muss Deutschland eingestellt sein.
2. Aktivieren Sie Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und speichern Sie.
3. Stellen Sie in der Shopify-Verwaltung sicher, dass Shopify auf Ihre Bestellungen keine Umsatzsteuer berechnet (Einstellungen > Steuern und Zölle). Eine Bestellposition, auf die Umsatzsteuer berechnet wurde, behält sie auf der Rechnung, und Sie schulden diese Steuer dann nach § 14c UStG an das Finanzamt.

Was auf der Rechnung steht

• Keine Umsatzsteuer: jede Position ohne berechnete Umsatzsteuer in der Kategorie E (steuerbefreit), Steuersatz 0 %.
• Der Hinweis, den § 34a UStDV verlangt: Steuerfreie Leistung gemäß § 19 UStG (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer), in der XRechnung, im ZUGFeRD-XML und auf dem PDF.
• Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr.
• Lieferungen von Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern fallen ebenfalls unter die Kleinunternehmerregelung: Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gibt es für Kleinunternehmer nicht.
• Eine Erstattung in Shopify wird zu einer Rechnungskorrektur mit demselben Hinweis.

Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen; eine Papier- oder PDF-Rechnung genügt (für das PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers). Eine E-Rechnung ist aber immer zulässig, und Ihre Geschäftskunden können sie direkt verarbeiten. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen auch als Kleinunternehmer, seit 2025; das erledigt Invocourier nicht, dafür genügt Ihr E-Mail-Postfach.

Wenn Sie die Grenze überschreiten

Die Regelung gilt bei höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Schon der Umsatz, mit dem Sie die 100.000 Euro überschreiten, ist nicht mehr steuerfrei. Deaktivieren Sie dann die Einstellung und lassen Sie Shopify wieder Umsatzsteuer berechnen: Neue Rechnungen weisen sie dann aus. Bereits ausgestellte Rechnungen ändern sich nicht. Im Jahr der Gründung gilt die Grenze von 25.000 Euro schon für das laufende Jahr. Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000 Euro, gilt die Regelung ab dem 1. Januar nicht mehr.

Mehr erfahren

Die Pflicht selbst erklärt unser Leitfaden zur E-Rechnung für Shopify-Shops.