Invocourier
Inhalt
Die Regel und der Zeitplan
Für Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind, ist die E-Rechnung Pflicht (§ 14 UStG). Eingeführt wird sie schrittweise:
| Seit / ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis Ende 2026 | Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) hatte, muss für Umsätze ab 2027 E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen für 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung, PDF verwenden. |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze. |
Maßgeblich ist das Datum der Lieferung oder Leistung, nicht das Rechnungsdatum: Ein Unternehmen über der Umsatzgrenze, das eine Lieferung vom Dezember 2026 im Januar 2027 abrechnet, darf noch ein PDF senden; für eine Lieferung vom Januar 2027 nicht mehr.
Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht:
- XRechnung: reines XML, die deutsche Umsetzung (CIUS) der Norm;
- ZUGFeRD (technisch identisch mit dem französischen Factur-X): ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, ab Version 2.0.1 und in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC-WL. Empfehlenswert ist das Profil EN 16931 (COMFORT).
Ein normales PDF, eine Word-Datei oder ein Scan ist dagegen eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich: Alle Pflichtangaben müssen dort stehen, und das lesbare PDF darf nicht davon abweichen.
E-Rechnungspflicht im Onlineshop: was das für Shopify bedeutet
Ob die Pflicht greift, entscheidet sich bei jeder Rechnung, und zwar nach dem Käufer:
| Käufer | Was ist nötig? |
|---|---|
| Privatkunde (die meisten Bestellungen) | Keine E-Rechnungspflicht, meist nicht einmal eine Rechnungspflicht. Eine Rechnung als PDF ist in Ordnung. |
| Unternehmen in Deutschland, das für sein Unternehmen kauft, auch ein Kleinunternehmer | E-Rechnung (nach den Übergangsfristen oben) |
| wie oben, Rechnungsbetrag bis 250 Euro brutto | Kleinbetragsrechnung: darf immer eine sonstige Rechnung sein, etwa ein PDF |
| Unternehmen in einem anderen EU-Land | Keine deutsche E-Rechnungspflicht, aber Pflicht zu einer vollständigen Rechnung (innergemeinschaftliche Lieferung oder Reverse-Charge), bis zum 15. des Folgemonats. Die 250-Euro-Erleichterung gilt hier nicht. |
Die Schwierigkeit im Onlineshop: Sie müssen erkennen, ob ein Unternehmen bestellt. Viele deutsche Firmen haben keine USt-IdNr., nur eine Steuernummer. Ein Feld für Firma oder USt-IdNr. im Checkout hilft; unsere Hilfe zur USt-IdNr. zeigt, wie Sie es einrichten. Einfacher ist es, jede Bestellung gleich als E-Rechnung auszustellen. Gegenüber Privatkunden ist das zulässig, wenn sie elektronische Rechnungen akzeptieren; die Finanzverwaltung lässt dafür eine stillschweigende Zustimmung genügen.
Was Shopify nicht erledigt
Shopify verschickt Bestellbestätigungen, und Apps machen daraus PDF-Rechnungen. Beides sind keine E-Rechnungen:
- Shopify erzeugt weder XRechnung noch ZUGFeRD;
- eine Bestellbestätigung ist keine Rechnung;
- eine PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung, die ab Ihrem Stichtag für inländische B2B-Umsätze nicht mehr genügt.
Sie brauchen also ein Werkzeug, das aus jeder Bestellung eine E-Rechnung erzeugt: eine App, die das direkt in Shopify erledigt, oder eine Buchhaltungssoftware, in die Sie Ihre Verkäufe übertragen.
Versand: E-Mail genügt
Anders als etwa in Belgien (Peppol-Pflicht seit 2026) schreibt das Gesetz keinen Übertragungsweg vor. Eine E-Rechnung darf per E-Mail verschickt werden; Peppol, Portale und Schnittstellen sind möglich, aber nicht Pflicht. Der Empfänger kann das E-Rechnungsformat nicht ablehnen, und für den Empfang braucht es keine Zustimmung.
Für Rechnungen an Bundesbehörden gelten eigene Regeln: XRechnung über die zentrale Rechnungseingangsplattform, mit der Leitweg-ID des Auftraggebers. Länder und Kommunen haben eigene Portale.
Fehler und ihre Folgen
- Falsches Format: Eine Rechnung, die nach Ablauf der Übergangsfrist statt als E-Rechnung als PDF ausgestellt wird, ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Das Risiko trägt vor allem Ihr Geschäftskunde, dessen Vorsteuerabzug daran hängt; Geschäftskunden werden daher auf E-Rechnungen bestehen. Der Fehler lässt sich heilen: Sie stellen als Berichtigung eine ordnungsgemäße E-Rechnung aus.
- Bußgeld: Das Umsatzsteuergesetz sieht für eine nicht ausgestellte Rechnung ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro vor. Ob ein PDF statt einer E-Rechnung darunter fällt, ist umstritten.
- Korrekturen erfolgen ebenfalls im strukturierten Format. Eine Minderung des Entgelts, etwa Skonto oder Rabatt, erfordert keine Rechnungskorrektur.
Aufbewahrung
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung). Die E-Rechnung ist im Original aufzubewahren: das XML, bei ZUGFeRD die PDF-Datei mit dem eingebetteten XML. Ein nachträglich erzeugtes PDF oder ein Shopify-Export ersetzt das Original nicht.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung ausstellen (Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF), mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. E-Rechnungen empfangen müssen aber auch sie können, und zwar seit dem 1. Januar 2025.
Was noch kommt
Das Bundesfinanzministerium hat ein Meldesystem für die Umsatzsteuer angekündigt, bei dem Rechnungsdaten an die Verwaltung gemeldet werden. Ein Gesetz oder einen Termin gibt es noch nicht; erwartet wird es frühestens 2030, im Zuge der EU-Reform ViDA.
Was Invocourier erledigt
- Jede Bestellung wird automatisch zur E-Rechnung: eine XRechnung (XML) und ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931, beide mit derselben Rechnungsnummer und identischem Inhalt, per E-Mail an den Käufer. Jede Änderung an unseren Rechnungsformaten wird automatisch gegen den offiziellen KoSIT-Validator getestet.
- Ob Geschäftskunde oder Privatkunde: Jeder erhält eine E-Rechnung, Sie müssen B2B-Bestellungen also nicht selbst aussortieren. Eine angegebene USt-IdNr. wird gedruckt und über VIES auf Gültigkeit geprüft.
- Eine Erstattung in Shopify wird zur Rechnungskorrektur (Stornorechnung) im selben Format, mit fortlaufender Nummer.
- Für Kleinunternehmer: Ein Häkchen in den Einstellungen genügt, und Ihre Rechnungen enthalten keine Umsatzsteuer, dafür den Hinweis Steuerfreie Leistung gemäß § 19 UStG (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer). Ohne USt-IdNr. steht Ihre Steuernummer auf der Rechnung. Eine E-Rechnung ist für Sie keine Pflicht, aber auch ohne Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Auf Wunsch versenden Sie über Ihren eigenen Mailserver, mit Ihrer eigenen Absenderadresse.
- Jede Rechnung bleibt im Original (XML und PDF) gespeichert und herunterladbar, solange die App installiert ist; beim Verlassen erhalten Sie das vollständige Archiv.
- Ab 7 US-Dollar pro Monat (zzgl. USt.), 14 Tage kostenlos testen.
Was Invocourier nicht erledigt: den Empfang von E-Rechnungen Ihrer Lieferanten; dafür genügt Ihr E-Mail-Postfach zusammen mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
Jede Bestellung als E-Rechnung, ohne Abtippen
Invocourier gibt es auf Deutsch im Shopify App Store, ab 7 US-Dollar pro Monat; 14 Tage kostenlos testen.
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Häufige Fragen
Ich verkaufe fast nur an Privatkunden. Betrifft mich die E-Rechnung?
Für Ihre Verkäufe an Privatkunden nicht. Sie müssen aber seit 2025 E-Rechnungen Ihrer Lieferanten empfangen können, und sobald ein Unternehmen aus Deutschland für sein Unternehmen bei Ihnen kauft, braucht diese Rechnung nach den Übergangsfristen das E-Rechnungsformat.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC-WL.
XRechnung oder ZUGFeRD: Was soll ich verwenden?
Beide sind E-Rechnungen. XRechnung ist reines XML, das Buchhaltungssoftware direkt verarbeitet; ZUGFeRD ist zusätzlich als PDF lesbar. Wer beides mitschickt, ist für jeden Empfänger gerüstet.
Brauche ich Peppol?
Nein. In Deutschland ist kein Übertragungsweg vorgeschrieben; die E-Mail genügt.
Gilt die Pflicht für Bestellungen unter 250 Euro?
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto an deutsche Unternehmen nicht: Sie dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Das gilt aber nicht für Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern oder im Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG).
Muss ich Privatkunden eine XRechnung schicken?
Nein. Für Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Eine E-Rechnung zu schicken ist aber erlaubt, wenn der Kunde elektronische Rechnungen akzeptiert.
Was passiert bei einer Rücksendung?
Eine Minderung des Entgelts, etwa durch Skonto oder Rabatt, braucht keine neue Rechnung. Wird die Lieferung selbst rückgängig gemacht, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur (Stornorechnung), die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, und zwar ebenfalls im E-Rechnungsformat.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, und zwar im Original: das XML, bei ZUGFeRD die PDF-Datei mit den eingebetteten Daten.