Was das bewirkt
Standardmäßig versendet Invocourier Rechnungen von invocourier.com, mit Ihrem Firmennamen als Absender und Ihrer Kontaktadresse als Reply-To. Das funktioniert, aber das Mailprogramm des Käufers zeigt trotzdem eine Adresse, die nicht Ihre ist. Verbinden Sie Ihren eigenen Mailserver, und Rechnungs- und Rechnungskorrektur-E-Mails gehen von Ihrer Adresse hinaus, authentifiziert durch Ihren eigenen Anbieter, genau wie E-Mails, die Sie selbst senden.
Archivkopien, der Export-Link bei der Deinstallation und Servicehinweise kommen weiterhin von invocourier.com, damit sie Sie auch dann erreichen, wenn gerade Ihr Server das Problem ist.
Das betrifft nur den E-Mail-Versand (Deutschland sowie PDF-Rechnungen an Verbraucher). Belgische B2B-Rechnungen laufen über Peppol und sind nicht betroffen.
Einrichtung
Öffnen Sie die Einstellungen der App, Abschnitt Rechnungs-E-Mails über den eigenen Mailserver senden.
- E-Mail-Anbieter: Wählen Sie Ihren Anbieter, dann werden Servername, Port und Verschlüsselung ausgefüllt. Wählen Sie Andere, um sie selbst einzugeben.
- Benutzername und Passwort: die Zugangsdaten des Postfachs, das senden soll. Manche Anbieter verlangen ein App-Passwort oder eine Einstellung auf ihrer Seite, siehe Tabelle unten.
- Absenderadresse: die Adresse, die Käufer sehen. Ihr Mailserver muss von dieser Adresse senden dürfen, in der Regel das Postfach, mit dem Sie sich anmelden.
- Wenn mein Mailserver ausfällt, stattdessen von invocourier.com senden: standardmäßig aktiv, siehe "Wenn Ihr Server ausfällt".
Klicken Sie auf Mailserver speichern und dann auf Test-E-Mail senden. Die App verbindet sich mit Ihrem Server, meldet sich an und sendet darüber eine echte Nachricht an Ihre Kontaktadresse. Erst wenn dieser Test bestanden ist, wird Ihr Server verwendet. Bis dahin, und nach jeder Änderung der Verbindungsdaten, gehen Rechnungen weiterhin von invocourier.com hinaus, sodass ein Tippfehler nie etwas blockiert.
Ihr Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Wenn Sie später die anderen Felder bearbeiten, lassen Sie das Passwortfeld leer, um es beizubehalten.
Hinweise zu Anbietern
| Anbieter | Was Sie wissen sollten |
|---|---|
| Google Workspace, Gmail | Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten für das Konto und erstellen Sie dann ein App-Passwort (Google-Konto → Sicherheit → App-Passwörter); verwenden Sie es anstelle Ihres normalen Passworts. Gmail ersetzt die Absenderadresse durch das angemeldete Postfach, sofern die Adresse nicht als Alias unter "Senden als" eingerichtet ist. |
| Microsoft 365, Outlook | Ihr Microsoft-365-Administrator muss Authentifiziertes SMTP für das Postfach aktivieren (Microsoft 365 Admin Center → Benutzer → E-Mail → E-Mail-Apps verwalten). Microsoft stellt passwortbasiertes SMTP schrittweise ein; funktioniert es nicht mehr, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder nutzen Sie einen Transaktions-E-Mail-Dienst. |
| IONOS, STRATO, Hetzner, mailbox.org, OVH, Gandi, Infomaniak, Combell, TransIP, one.com | Die normalen Postfach-Zugangsdaten funktionieren. Verwenden Sie die Postfachadresse als Benutzernamen, sofern Ihr Anbieter nichts anderes angibt. |
| GMX, WEB.DE | Aktivieren Sie in den Postfach-Einstellungen den "POP3/IMAP-Zugriff" und erstellen Sie bei eingeschalteter Zwei-Faktor-Authentifizierung ein App-Passwort. |
| Brevo, Mailjet, Postmark, Mailgun, Amazon SES | Erstellen Sie SMTP-Zugangsdaten im Dashboard des Dienstes und verifizieren Sie dort zuerst Ihre Absenderdomain. Die Absenderadresse muss zu einer verifizierten Domain gehören. |
| SendGrid | Der Benutzername ist wörtlich das Wort apikey; das Passwort ist ein API-Schlüssel mit der Berechtigung "Mail Send". |
| Scaleway Transactional Email | Der Benutzername ist Ihre Projekt-ID; das Passwort ist der Secret Key eines API-Schlüssels mit Berechtigungen für Transactional Email. |
Es werden nur verschlüsselte Verbindungen akzeptiert: STARTTLS (meist Port 587) oder TLS/SSL (meist Port 465). Shopify selbst bietet keinen Postausgangsserver an.
Wenn Ihr Server ausfällt
Ein geändertes Passwort, ein Anbieter, der die Anmeldung blockiert, oder ein Serverausfall lässt einen Versand fehlschlagen. Die App wiederholt solche Fehlschläge automatisch. Nach drei Fehlschlägen in Folge wird Ihr Server als ausgefallen markiert, Sie erhalten eine E-Mail von invocourier.com, und auf Start erscheint ein Hinweis.
Ist "stattdessen von invocourier.com senden" aktiv (Standard), werden die betroffenen Dokumente und alle folgenden in der Zwischenzeit von invocourier.com zugestellt, sodass Ihre Kunden ihre Rechnungen weiterhin erhalten. Ihr Server wird stündlich erneut versucht und automatisch wieder in Betrieb genommen, sobald er funktioniert. Ist die Option aus, warten die Dokumente und werden nach dem üblichen Zeitplan erneut versucht; bis Ihr Server wieder funktioniert, wird nichts zugestellt.
So beheben Sie es: Korrigieren Sie die Zugangsdaten in den Einstellungen und klicken Sie auf Test-E-Mail senden. Ein bestandener Test nimmt Ihren Server sofort wieder in Betrieb. Die Zustelldetails jeder Rechnung zeigen, über welchen Server sie gesendet wurde.
Zustellbarkeit
So versendete E-Mails tragen SPF und DKIM Ihrer Domain, wie von Ihrem Anbieter konfiguriert; genau das bringt sie in den Posteingang. Wenn Sie einen Transaktions-E-Mail-Dienst nutzen, verifizieren Sie dort Ihre Domain, bevor Sie senden. Invocourier ändert Ihr DNS nicht.
Entfernen
Mailserver entfernen löscht die gespeicherten Zugangsdaten sofort; Rechnungen gehen wieder von invocourier.com hinaus. Die Zugangsdaten werden auch gelöscht, wenn Sie die App deinstallieren.