Pdf-app, boekhoudpakket, Peppol-portaal of Shopify-app: wat past bij uw Belgische webshop?

De vergelijking in één tabel

Wat de wet van een Belgische webshop vraagt: een Peppol-factuur voor elke bestelling van een Belgische btw-plichtige onderneming, een Peppol-creditnota bij een terugbetaling, en e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen. Voor particulieren verandert niets.

Geen van deze oplossingen is in het algemeen "de beste": het hangt af van hoeveel zakelijke bestellingen u hebt en welke software u al gebruikt. Vaak is de juiste keuze een combinatie, bijvoorbeeld een app die verstuurt en een boekhoudpakket dat ontvangt.

De pdf-factuur-app

Een app die bij elke bestelling een pdf-factuur in uw huisstijl maakt en per e-mail verstuurt, zonder Peppol.

• Goed voor: particulieren, en een leesbare kopie voor iedereen.
• Niet genoeg voor: bestellingen van Belgische btw-plichtige ondernemingen. Daar volstaat een pdf sinds 2026 niet meer, behalve als de koper niet bereikbaar is op Peppol.

Het portaal van een Peppol-dienstverlener

Wie via Peppol factureert, doet dat via een Peppol-dienstverlener; veel dienstverleners bieden een webportaal waarin u facturen invoert of oplaadt.

• Goed voor: conformiteit met weinig middelen, vaak met ontvangen inbegrepen.
• De grens: het portaal kent uw Shopify-bestellingen niet. Elke zakelijke factuur en elke creditnota voert u zelf in. Dat werkt goed bij enkele zakelijke bestellingen per maand; bij meer wordt het tijdrovend.

Het boekhoudpakket met Peppol

Veel boekhoud- en facturatiepakketten versturen en ontvangen via Peppol. Sommige hebben een koppeling met Shopify.

• Goed voor: alles op één plek, versturen, ontvangen en boekhouden.
• Na te gaan: hoe de Shopify-koppeling werkt. Komt elke bestelling apart binnen, of een dagtotaal? Herkent ze een zakelijke koper aan zijn btw-nummer? Wordt een terugbetaling een creditnota? Worden de bestellingen van particulieren netjes gescheiden?

De Shopify-app met Peppol-verzending

Een app in Shopify die elke zakelijke bestelling omzet in een Peppol-factuur en ze via een toegangspunt verstuurt.

• Wat ze zou moeten doen: zakelijke kopers herkennen, terugbetalingen omzetten in creditnota's, een koper die niet op Peppol staat melden, en alles archiveren. Niet elke app doet dat allemaal: ga het na met de vragen hieronder.
• Wat ze vaak niet doet: ontvangen en boekhouden. Die blijven bij uw boekhoudpakket.

Acht vragen voordat u kiest

1. Via welk Peppol-toegangspunt wordt verstuurd, en is dat gecertificeerd?
2. Raakt de oplossing aan mijn registratie om te ontvangen? Een Peppol-ID kan maar bij één dienstverlener ontvangen.
3. Wordt elke bestelling van een btw-plichtige koper automatisch een Peppol-factuur, en blijven bestellingen van particulieren erbuiten?
4. Wordt een terugbetaling een Peppol-creditnota?
5. Wat gebeurt er als de koper niet op Peppol staat? Ziet u dat, en kunt u dan een pdf bezorgen?
6. Wordt de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen ondersteund, met de wettelijke vermelding?
7. Hoe krijgt uw boekhouder de facturen? En kunt u alles meenemen als u overstapt? Facturen moeten tien jaar bewaard worden.
8. Wat kost het, verzendingen inbegrepen?

Waar Invocourier staat

Invocourier is een Shopify-app met Peppol-verzending. Antwoorden op de acht vragen:

1. het Peppol-toegangspunt van Recommand (BRBX BV);
2. nee: de app registreert uw onderneming alleen om te versturen;
3. ja, zodra de koper een btw-nummer opgeeft; particulieren krijgen standaard niets, een pdf kan optioneel;
4. ja, automatisch;
5. ja: de app meldt het bij het document, en u downloadt de pdf voor de koper;
6. ja, met de vermelding Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting;
7. een ZIP per maand met index.csv, kopieën per e-mail of naar uw eigen opslag, en het volledige archief als u vertrekt;
8. vanaf 7 dollar per maand (Lite: tot 25 Peppol-documenten per maand, verzending inbegrepen), 14 dagen gratis proberen.

Invocourier ontvangt niet: dat blijft bij uw boekhoudpakket of een andere dienstverlener.

Veelgestelde vragen

Volstaat mijn pdf-factuur-app nog?

Voor particulieren wel. Voor bestellingen van Belgische btw-plichtige ondernemingen niet meer sinds 1 januari 2026: daar is een Peppol-factuur nodig, behalve als de koper niet bereikbaar is op Peppol.

Kan ik een app voor het versturen en een ander pakket voor het ontvangen gebruiken?

Ja, zolang de app uw onderneming niet als ontvanger registreert. Een Peppol-ID kan maar bij één dienstverlener ontvangen; versturen kan via meerdere.

Is het portaal van een Peppol-dienstverlener genoeg?

Het is conform, maar u voert elke zakelijke factuur en creditnota zelf in. Dat past bij enkele zakelijke bestellingen per maand.

Mijn boekhouder heeft al een pakket gekozen. Kan ik toch vanuit Shopify versturen?

Vaak wel: het pakket van uw boekhouder dient dan om te ontvangen en te boeken, de app om vanuit Shopify te versturen. Bespreek het met uw boekhouder.