Invocourier
Inhoud
De regel sinds 1 januari 2026
Een factuur tussen twee btw-plichtigen die in België gevestigd zijn, moet een gestructureerde elektronische factuur zijn: een gegevensbestand volgens de Europese norm EN 16931, standaard in het formaat Peppol BIS en verstuurd via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat voor die facturen niet meer. Hetzelfde geldt voor creditnota's die naar zo'n factuur verwijzen.
De algemene tolerantieperiode liep tot 31 maart 2026 en gold alleen voor ondernemingen die zich tijdig en op redelijke wijze hadden voorbereid. Ze is voorbij: sinds 1 april 2026 kan de FOD Financiën iedereen beboeten; wie zich niet tijdig had voorbereid, kon dat al vanaf 1 januari.
Wie moet wat doen?
| Onderneming | Versturen | Ontvangen |
|---|---|---|
| Btw-plichtige onderneming gevestigd in België | Ja | Ja |
| Kleine onderneming met de vrijstellingsregeling (art. 56bis WBTW) | Ja | Ja |
| Onderneming met alleen vrijgestelde activiteiten (art. 44) | Nee | Nee |
| Buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting in België, ook met een Belgisch btw-nummer | Nee | Nee |
| Onderneming in faillissement (voor de gefailleerde activiteit) | Nee | Ja |
Let op de tweede rij: kleine ondernemingen die geen btw aanrekenen, zijn niet vrijgesteld. Dat is een van de meest verspreide misverstanden.
Wat dat betekent voor een Shopify-webshop
De verplichting geldt per factuur, niet per winkel. Het hangt dus af van wie er bestelt:
| Koper | Wat moet er gebeuren? |
|---|---|
| Particulier (de meeste bestellingen) | Niets nieuws: geen Peppol-factuur. Een pdf-factuur blijft mogelijk. |
| Belgische btw-plichtige onderneming | Een Peppol-factuur, en bij een terugbetaling een Peppol-creditnota |
| Onderneming in een ander EU-land | Geen Peppol-plicht: een gewone factuur, als vrijgestelde intracommunautaire levering (goederen) of met verlegging van heffing (diensten) |
Twee valkuilen voor webshops:
- De occasionele zakelijke bestelling. Een winkel die "alleen aan particulieren" verkoopt, krijgt toch af en toe een bestelling van een Belgische btw-plichtige onderneming. Die factuur moet via Peppol. Laat zakelijke kopers dus hun btw-nummer invullen bij het afrekenen: onze hulppagina over het btw-nummer legt uit hoe.
- Ontvangen. Ook een winkel die alleen aan particulieren verkoopt, moet e-facturen van zijn Belgische leveranciers via Peppol kunnen ontvangen, anders riskeert hij een boete.
Peppol en Shopify: wat Shopify niet doet
Shopify maakt orderbevestigingen, en apps maken daar pdf-facturen van. Geen van beide is een gestructureerde e-factuur:
- Shopify maakt geen Peppol BIS-factuur en verstuurt niets over het Peppol-netwerk;
- Shopify kent het btw-nummer van uw zakelijke koper alleen als u erom vraagt bij het afrekenen;
- een orderbevestiging is geen factuur.
U hebt dus iets nodig dat elke zakelijke bestelling omzet in een Peppol-factuur en ze verstuurt: een app die dat rechtstreeks vanuit Shopify doet, of een boekhoudpakket waarin u de verkopen invoert of importeert.
Peppol in de praktijk
- U registreert zich niet zelf op Peppol. Dat gebeurt via een erkende Peppol-dienstverlener (een "toegangspunt"), vaak ingebouwd in uw facturatiesoftware.
- Uw Peppol-ID is uw ondernemingsnummer (uit de KBO) met schema 0208, bijvoorbeeld
0208:0123456749. Een ID op basis van uw btw-nummer (schema 9925) kan daarnaast. - U hoeft de koper niet om zijn Peppol-adres te vragen. Uw software zoekt hem op in het Peppol-register aan de hand van zijn ondernemingsnummer; een Belgisch btw-nummer is BE gevolgd door dat nummer.
- Is de koper niet bereikbaar op Peppol? Dan mag u terugvallen op een pdf- of papieren factuur, en die factuur is geldig. Het risico op een boete ligt dan bij de koper, die had moeten kunnen ontvangen.
- Er is geen gratis overheidsplatform meer. Hermes is eind 2025 stopgezet; elke onderneming werkt via een dienstverlener.
- Bewaren: facturen worden 10 jaar bewaard (7 jaar voor facturen van vóór 2023). Bewaar het XML-bestand: dat is de factuur.
Boetes
Wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen te versturen en te ontvangen, riskeert een administratieve boete:
| Inbreuk | Boete |
|---|---|
| Eerste | 1.500 euro |
| Tweede | 3.000 euro |
| Derde en volgende | 5.000 euro |
Een inbreuk geldt pas als tweede of volgende inbreuk wanneer ze minstens drie maanden na de vorige beboete inbreuk wordt vastgesteld. Daarnaast blijven de bestaande boetes voor een ontbrekende, onjuiste of laattijdige factuur gelden.
De verhoogde kostenaftrek van 120 %
Voor kosten gedaan van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027 mogen eenmanszaken en kleine vennootschappen de abonnementskosten voor software die gestructureerde e-facturen maakt, verstuurt en ontvangt, voor 120 % aftrekken. Adviesdiensten voor de invoering tellen ook mee. Voor een bestaand abonnement geldt het alleen voor de meerprijs voor e-facturatie, als die apart op de factuur staat.
Uw boekhouder kan u zeggen of een specifiek abonnement in aanmerking komt. De maatregel geldt voor kosten tot en met 31 december 2027.
Wat komt er in 2028?
De regering plant vanaf 1 januari 2028 e-reporting: de gegevens van binnenlandse B2B-facturen worden dan kort na het uitreiken aan de fiscus doorgegeven, via hetzelfde Peppol-netwerk, en de jaarlijkse klantenlisting verdwijnt. Dat staat in het regeerakkoord, maar moet nog in een wet worden omgezet: de details volgen.
Wie vandaag al via Peppol factureert, heeft dan het grootste deel van de weg afgelegd.
Wat Invocourier doet
- Elke bestelling van een Belgische onderneming met een btw-nummer wordt automatisch een Peppol BIS 3.0-factuur, afgeleverd via het Peppol-netwerk, rechtstreeks in de boekhoudsoftware van de koper. Een terugbetaling in Shopify wordt een Peppol-creditnota.
- De app registreert uw onderneming bij het Peppol-toegangspunt dat ze gebruikt, alleen om te versturen: uw bestaande Peppol-registratie om te ontvangen (bijvoorbeeld via uw boekhoudpakket) blijft ongewijzigd. Een vertegenwoordiger doorloopt één keer een identiteitscontrole.
- Is de koper niet bereikbaar op Peppol, dan meldt de app dat bij het document; u downloadt de pdf en bezorgt die aan de koper.
- Valt u onder de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen, dan vinkt u die aan in de instellingen: uw Peppol-facturen bevatten dan geen btw en de wettelijke vermelding Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting, met uw btw-nummer erop.
- Particulieren krijgen standaard geen factuur van de app; u kunt pdf-facturen voor consumenten inschakelen.
- Elke factuur, XML en pdf, blijft bewaard en downloadbaar zolang de app geïnstalleerd is, en u krijgt het volledige archief mee als u vertrekt.
- Vanaf 7 dollar per maand (excl. btw), verzending via Peppol inbegrepen, met een gratis proefperiode van 14 dagen.
Wat Invocourier niet doet: ontvangen. De e-facturen van uw leveranciers ontvangt u via een andere dienstverlener, vaak uw boekhoudpakket.
Uw B2B-bestellingen via Peppol, zonder overtypen
Invocourier staat in het Nederlands in de Shopify App Store, vanaf 7 dollar per maand, met een gratis proefperiode van 14 dagen.
Bekijk Invocourier in de Shopify App Store Doe de gratis Peppol-check
Veelgestelde vragen
Ik verkoop alleen aan particulieren. Moet ik iets doen?
Voor uw verkopen niet: facturen aan consumenten vallen niet onder de Peppol-plicht. Maar u moet de e-facturen van uw Belgische leveranciers via Peppol kunnen ontvangen, en zodra een Belgische onderneming bij u bestelt, moet die factuur via Peppol.
Is een pdf per e-mail geen e-factuur?
Nee. Een e-factuur in de zin van de wet is een gestructureerd gegevensbestand (EN 16931, standaard Peppol BIS) dat standaard via Peppol wordt verstuurd; een ander kanaal kan als beide partijen daarmee akkoord gaan. Voor een Belgische zakelijke koper mag een pdf alleen nog als die niet bereikbaar is op Peppol.
Ben ik vrijgesteld als kleine onderneming zonder btw?
Nee. Ondernemingen met de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen moeten ook gestructureerde e-facturen versturen en ontvangen. Op de factuur staat dan geen btw, maar de vermelding Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting en uw btw-nummer.
Geldt de verplichting voor verkopen aan bedrijven in andere EU-landen?
Nee. Grensoverschrijdende B2B-facturen vallen niet onder de Belgische verplichting; Peppol is daar vrijwillig.
Bestaat er een gratis overheidsoplossing?
Niet meer. Het gratis platform Hermes is eind 2025 stopgezet. De overheid kiest bewust voor oplossingen van de markt; op efactuur.belgium.be staat een lijst.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Tien jaar voor facturen vanaf 2023 (zeven jaar voor oudere facturen). Bewaar het XML-bestand, niet alleen de pdf.