Invocourier voor boekhouders: wat uw klant met een Shopify-webshop verstuurt

Wat de app doet

• Elke bestelling waarbij de koper een Belgisch btw-nummer opgeeft, wordt automatisch een Peppol BIS 3.0-factuur, verstuurd via het Peppol-netwerk.
• Een terugbetaling in Shopify wordt een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst.
• Voor particulieren is geen Peppol-factuur nodig; de winkel kan hen optioneel een pdf-factuur sturen.
• Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling (art. 56bis) worden ondersteund: geen btw, met de wettelijke vermelding en het btw-nummer.

Welk bestand is de factuur?

Voor een factuur die via Peppol vertrekt, is het XML-bestand (Peppol BIS 3.0, UBL) de factuur. Een pdf-kopie per e-mail aan de koper is optioneel en vermeldt in de voettekst welk document rechtsgeldig is. Is de koper niet bereikbaar op Peppol en krijgt hij een pdf, dan is die pdf de factuur; hetzelfde geldt voor een pdf aan een particulier. Bewaar de documenten tien jaar: dat vraagt de fiscus op bij een controle.

Nummering en datum

• Facturen en creditnota's delen één reeks zonder gaten, met een voorvoegsel dat de winkel kiest (bijvoorbeeld FACT-). Die reeks staat los van de Shopify-bestelnummers; het bestelnummer staat als referentie op de factuur.
• De factuurdatum is de dag van uitreiking; facturen worden nooit geantedateerd. De leveringsdatum is de besteldatum.
• Een uitgereikt document wordt nooit gewijzigd: correcties gaan via een creditnota of een aanvullende factuur.

Btw

• Tarieven en bedragen komen uit de btw-regels van de Shopify-bestelling, zodat de factuur overeenkomt met wat de klant betaald heeft.
• Het btw-nummer van de koper wordt via VIES gecontroleerd; het resultaat en de datum worden bewaard als bewijs.
• Goederen aan een onderneming in een andere lidstaat met een geldig btw-nummer: intracommunautaire levering (categorie K), behalve onder de vrijstellingsregeling. Diensten aan een onderneming in een andere lidstaat: verlegging van heffing (AE).

Hoe u de documenten krijgt

• ZIP per periode: de winkel downloadt bijvoorbeeld "vorige maand" als ZIP, met XML (en pdf waar die bestaat) in mappen jaar/maand/ en een index.csv met nummer, type, datum, koper, btw-nummer, bedragen en afleverstatus. De UBL-bestanden kunnen de meeste Belgische boekhoudpakketten inlezen; de index.csv dient als overzicht of voor een eigen import.
• Kopie per e-mail: elk document kan bij uitreiking automatisch naar een adres gaan, bijvoorbeeld het inleesadres van uw boekhoudpakket.
• Kopie naar eigen opslag: Google Drive, Dropbox, OneDrive, SFTP, een S3-bucket of een webhook.

Peppol en ontvangen

De app verstuurt via het Peppol-toegangspunt van Recommand (BRBX BV) en registreert de onderneming daar alleen om te versturen. De bestaande Peppol-registratie om te ontvangen, bijvoorbeeld via het boekhoudpakket van uw klant, blijft ongewijzigd. Inkomende facturen van leveranciers lopen dus gewoon via de bestaande oplossing. Heeft uw klant nog geen ontvangstregistratie, dan moet die elders geregeld worden: ontvangen is ook verplicht.

Wat de app niet doet

• E-facturen van leveranciers ontvangen.
• Boekhouden: de app levert de facturen en de index, de verwerking blijft bij u.
• Kassaverkopen via Shopify POS: die worden standaard overgeslagen; de winkel kan ze inschakelen.