Waarom er een controle is
De Peppol-regels maken het toegangspunt verantwoordelijk voor wie documenten verstuurt op naam van een onderneming. Voordat uw eerste factuur over het netwerk kan, moet het toegangspunt bevestigen dat iemand die bevoegd is om voor uw onderneming te handelen daarmee heeft ingestemd. Het toegangspunt van Invocourier voert die controle voor u uit; u hebt er nooit een account nodig, en het deel dat u ziet is één pagina.
Wie moet ze uitvoeren
De wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming zoals ingeschreven in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen), bij naam. Niet zomaar een medewerker, en niet de persoon die de app heeft geïnstalleerd, tenzij die de ingeschreven vertegenwoordiger is.
Bent u die persoon niet, open de controlepagina dan toch: ze heeft een optie Doorsturen naar iemand anders die de link per e-mail naar de vertegenwoordiger stuurt.
Wat er op de controlepagina gebeurt
- Klik op Identiteitscontrole uitvoeren op de pagina Instellingen (de startpagina toont dezelfde knop).
- De pagina wordt gehost door het toegangspunt, in het Nederlands of het Frans. Geen account, geen itsme, geen eID-kaartlezer.
- De vertegenwoordiger uploadt of fotografeert een identiteitsdocument (identiteitskaart of paspoort).
- De naam op het document wordt vergeleken met de vertegenwoordiger die in de KBO staat.
Hoelang het duurt
Slaagt de automatische controle, dan is de onderneming meteen geverifieerd; de app merkt dat binnen vijf minuten en de kaart verandert in Peppol-aflevering actief. Facturen die intussen zijn aangemaakt, zijn genummerd en gearchiveerd en vertrekken vanzelf zodra de controle geslaagd is.
Mislukt de automatische controle, dan beoordeelt het toegangspunt het dossier binnen 48 uur handmatig. Zolang toont de kaart de identiteitscontrole nog als openstaand.
Als de controle geweigerd wordt
Instellingen en de startpagina tonen een rode kaart, en het contactadres uit uw instellingen ontvangt een e-mail. Gebruikelijke oorzaken:
- een onleesbaar of verkeerd document: een wazige foto, een vervallen document, het document van iemand anders;
- de naam wijkt af van de ingeschreven vertegenwoordiger: een andere persoon, of een spelling die niet overeenkomt;
- de vertegenwoordiger ontbreekt in de KBO, of de inschrijving is verouderd.
Verhelp de oorzaak en klik dan op Identiteitscontrole opnieuw uitvoeren: de pagina start een nieuwe sessie. Is de vertegenwoordiger veranderd, pas dan eerst de KBO aan.
De link, en het wijzigen van uw identificatienummers
De controlelink vervalt niet. Verloopt een sessie, dan kan de vertegenwoordiger ze op dezelfde pagina opnieuw starten. Wijzigt u uw btw-nummer of ondernemingsnummer in Instellingen, dan wordt de verificatie gereset: het toegangspunt moet de onderneming opnieuw controleren onder de nieuwe nummers, en de kaart keert terug naar identiteitscontrole vereist.