Pourquoi une vérification
Les règles Peppol rendent le point d'accès responsable de qui envoie des documents au nom d'une entreprise. Avant que votre première facture puisse circuler sur le réseau, le point d'accès doit confirmer qu'une personne habilitée à agir pour votre entreprise l'a approuvé. Le point d'accès d'Invocourier effectue cette vérification pour vous ; vous n'y avez jamais besoin de compte, et la partie que vous voyez tient sur une page.
Qui doit la faire
Le représentant légal de l'entreprise tel qu'inscrit à la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises), nommément. Pas n'importe quel employé, ni la personne qui a installé l'application, sauf si elle est le représentant inscrit.
Si vous n'êtes pas cette personne, ouvrez quand même la page de vérification : elle propose Transférer à quelqu'un d'autre, qui envoie le lien par e-mail au représentant.
Ce qui se passe sur la page de vérification
- Cliquez sur Effectuer la vérification d'identité dans les Paramètres (la page d'accueil affiche le même bouton).
- La page est hébergée par le point d'accès, en néerlandais ou en français. Pas de compte, pas d'itsme, pas de lecteur de carte eID.
- Le représentant télécharge ou photographie une pièce d'identité (carte d'identité ou passeport).
- Le nom figurant sur le document est comparé au représentant inscrit à la BCE.
Combien de temps cela prend
Si la vérification automatique réussit, l'entreprise est vérifiée immédiatement ; l'application s'en aperçoit dans les cinq minutes et la carte passe à Transmission Peppol active. Les factures créées entre-temps sont numérotées et archivées, et partent d'elles-mêmes une fois la vérification réussie.
Si la vérification automatique échoue, le point d'accès examine le dossier manuellement sous 48 heures. Pendant ce temps, la carte affiche toujours la vérification comme en attente.
Si la vérification est refusée
Les Paramètres et la page d'accueil affichent une carte rouge, et l'adresse de contact de vos paramètres reçoit un e-mail. Causes habituelles :
- un document illisible ou incorrect : photo floue, document expiré, document d'une autre personne ;
- le nom diffère du représentant inscrit : une autre personne, ou une orthographe qui ne correspond pas ;
- le représentant est absent de la BCE, ou l'inscription n'est pas à jour.
Corrigez la cause, puis cliquez sur Refaire la vérification d'identité : la page ouvre une nouvelle session. Si le représentant a changé, mettez d'abord la BCE à jour.
Le lien, et le changement de vos identifiants
Le lien de vérification n'expire pas. Si une session expire, la même page permet au représentant de recommencer. Modifier votre numéro de TVA ou votre numéro d'entreprise dans les Paramètres réinitialise la vérification : le point d'accès doit revérifier l'entreprise sous les nouveaux identifiants, et la carte revient à vérification d'identité requise.