Facturation électronique en Belgique : ce que l'obligation Peppol change pour votre boutique Shopify

La règle depuis le 1er janvier 2026

Une facture entre deux assujettis à la TVA établis en Belgique doit être une facture électronique structurée : un fichier de données conforme à la norme européenne EN 16931, par défaut au format Peppol BIS, envoyé via le réseau Peppol. Un PDF par e-mail ne suffit plus pour ces factures. Il en va de même pour les notes de crédit qui s'y rapportent.

La période de tolérance générale a couru jusqu'au 31 mars 2026, et seulement pour les entreprises qui s'étaient préparées en temps utile et de manière raisonnable. Elle est terminée : depuis le 1er avril 2026, le SPF Finances peut sanctionner toute entreprise ; celles qui ne s'étaient pas préparées à temps pouvaient déjà l'être dès le 1er janvier.

Qui doit faire quoi ?

Attention à la deuxième ligne : les petites entreprises qui ne facturent pas la TVA ne sont pas dispensées. C'est l'un des malentendus les plus répandus.

Ce que cela signifie pour une boutique Shopify

L'obligation s'applique facture par facture, pas à la boutique. Tout dépend donc de l'acheteur :

Deux pièges pour les boutiques en ligne :

• La commande professionnelle occasionnelle. Une boutique qui vend « seulement aux particuliers » reçoit tout de même, de temps en temps, une commande d'une entreprise belge assujettie à la TVA. Cette facture-là doit passer par Peppol. Permettez donc aux acheteurs professionnels d'indiquer leur numéro de TVA lors de la commande : notre page d'aide sur le numéro de TVA explique comment.
• La réception. Même une boutique qui ne vend qu'à des particuliers doit pouvoir recevoir via Peppol les factures électroniques de ses fournisseurs belges, sous peine d'amende.

Ce que Shopify ne fait pas

Shopify envoie des confirmations de commande, et des applications en font des factures PDF. Aucune n'est une facture électronique structurée :

• Shopify ne produit pas de facture Peppol BIS et n'envoie rien sur le réseau Peppol ;
• Shopify ne connaît le numéro de TVA de votre acheteur professionnel que si vous le demandez au paiement ;
• une confirmation de commande n'est pas une facture.

Il vous faut donc un outil qui transforme chaque commande professionnelle en facture Peppol et l'envoie : une application qui le fait directement depuis Shopify, ou un logiciel de facturation dans lequel vous saisissez ou importez vos ventes.

Peppol en pratique

• On ne s'inscrit pas soi-même sur Peppol. L'inscription passe par un prestataire de services Peppol certifié (un « point d'accès »), souvent intégré à votre logiciel de facturation.
• Votre identifiant Peppol est votre numéro d'entreprise (BCE) avec le schéma 0208, par exemple 0208:0123456749. Un identifiant basé sur votre numéro de TVA (schéma 9925) peut s'y ajouter.
• Inutile de demander son adresse Peppol à l'acheteur. Votre logiciel la trouve dans l'annuaire Peppol à partir de son numéro d'entreprise ; un numéro de TVA belge, c'est BE suivi de ce numéro.
• L'acheteur n'est pas joignable sur Peppol ? Vous pouvez alors vous replier sur une facture PDF ou papier, et cette facture est valable. Le risque d'amende pèse sur l'acheteur, qui aurait dû pouvoir recevoir.
• Il n'y a plus de plateforme publique gratuite. Hermes a été arrêté fin 2025 ; chaque entreprise passe par un prestataire.
• Conservation : les factures se conservent 10 ans (7 ans pour les factures antérieures à 2023). Conservez le fichier XML : c'est lui, la facture.

Amendes

Ne pas disposer des moyens techniques pour émettre et recevoir des factures électroniques structurées expose à une amende administrative :

Une infraction ne compte comme deuxième ou suivante que si elle est constatée au moins trois mois après la précédente infraction sanctionnée. Les amendes existantes pour une facture absente, incorrecte ou tardive continuent de s'appliquer.

La déduction majorée de 120 %

Pour les frais exposés du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2027, les indépendants en personne physique et les petites sociétés peuvent déduire à 120 % les frais d'abonnement à un logiciel qui crée, envoie et reçoit des factures électroniques structurées. Les frais de conseil pour la mise en place comptent aussi. Pour un abonnement existant, seul le supplément lié à la facturation électronique est visé, s'il figure séparément sur la facture.

Votre comptable ou votre fiduciaire pourra vous dire si un abonnement donné est éligible. La mesure vise les frais exposés jusqu'au 31 décembre 2027.

Et en 2028 ?

Le gouvernement prévoit l'e-reporting à partir du 1er janvier 2028 : les données des factures B2B belges seront transmises à l'administration rapidement après leur émission, via le même réseau Peppol, et le listing clients annuel disparaîtra. C'est inscrit dans l'accord de gouvernement, mais cela doit encore être traduit dans une loi : les détails suivront.

Une entreprise qui facture déjà via Peppol aura fait l'essentiel du chemin.

Ce que fait Invocourier

• Chaque commande d'une entreprise belge munie d'un numéro de TVA devient automatiquement une facture Peppol BIS 3.0, livrée via le réseau Peppol directement dans le logiciel comptable de l'acheteur. Un remboursement dans Shopify devient une note de crédit Peppol.
• L'application inscrit votre entreprise auprès du point d'accès Peppol qu'elle utilise, uniquement pour l'envoi : votre inscription Peppol existante pour la réception (par exemple via votre logiciel comptable) reste inchangée. Un représentant passe une seule fois une vérification d'identité.
• Si l'acheteur n'est pas joignable sur Peppol, l'application l'indique sur le document ; vous téléchargez le PDF et le remettez à l'acheteur.
• Si vous relevez du régime de la franchise des petites entreprises, cochez-le dans les paramètres : vos factures Peppol ne portent alors pas de TVA et affichent la mention légale Régime particulier de la franchise de taxe, avec votre numéro de TVA.
• Les particuliers ne reçoivent pas de facture de l'application par défaut ; vous pouvez activer les factures PDF pour les consommateurs.
• Chaque facture, XML et PDF, reste conservée et téléchargeable tant que l'application est installée, et vous récupérez l'archive complète si vous partez.
• À partir de 7 $ hors TVA par mois, envoi Peppol compris, avec 14 jours d'essai gratuit.

Ce qu'Invocourier ne fait pas : la réception. Les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent via un autre prestataire, souvent votre logiciel comptable.

Questions fréquentes

Je ne vends qu'à des particuliers. Dois-je faire quelque chose ?

Pour vos ventes, non : les factures aux consommateurs ne sont pas visées par l'obligation Peppol. Mais vous devez pouvoir recevoir via Peppol les factures électroniques de vos fournisseurs belges, et dès qu'une entreprise belge commande chez vous, sa facture doit passer par Peppol.

Un PDF envoyé par e-mail n'est-il pas une facture électronique ?

Non. Une facture électronique au sens de la loi est un fichier de données structuré (EN 16931, par défaut Peppol BIS), envoyé par défaut via Peppol ; un autre canal reste possible si les deux parties en conviennent. Le PDF n'est plus admis que si l'acheteur n'est pas joignable sur Peppol.

Je suis une petite entreprise sous le régime de franchise : suis-je dispensé ?

Non. Les entreprises sous le régime de franchise des petites entreprises doivent elles aussi émettre et recevoir des factures électroniques structurées. La facture ne porte alors pas de TVA, mais la mention Régime particulier de la franchise de taxe et votre numéro de TVA.

L'obligation s'applique-t-elle aux ventes à des entreprises d'autres pays de l'UE ?

Non. Les factures B2B transfrontalières ne sont pas visées par l'obligation belge ; Peppol y est facultatif.

Existe-t-il une solution publique gratuite ?

Plus maintenant. La plateforme gratuite Hermes a été arrêtée fin 2025. Les pouvoirs publics ont fait le choix de solutions du marché ; efacture.belgium.be en publie une liste.

Combien de temps conserver les factures ?

Dix ans pour les factures émises depuis 2023 (sept ans pour les plus anciennes). Conservez le fichier XML, pas seulement le PDF.