Invocourier pour les comptables : ce que votre client avec une boutique Shopify envoie

Ce que fait l'application

• Chaque commande pour laquelle l'acheteur indique un numéro de TVA belge devient automatiquement une facture Peppol BIS 3.0, envoyée via le réseau Peppol.
• Un remboursement dans Shopify devient une note de crédit qui se réfère à la facture d'origine.
• Les particuliers n'ont pas besoin de facture Peppol ; la boutique peut leur envoyer une facture PDF en option.
• Les petites entreprises sous le régime de la franchise (art. 56bis) sont prises en charge : sans TVA, avec la mention légale et le numéro de TVA.

Quel fichier est la facture ?

Pour une facture envoyée via Peppol, le fichier XML (Peppol BIS 3.0, UBL) est la facture. Une copie PDF envoyée par e-mail à l'acheteur est facultative et précise en bas de page quel document fait foi. Si l'acheteur n'est pas joignable sur Peppol et reçoit un PDF, c'est ce PDF qui est la facture ; il en va de même pour un PDF adressé à un particulier. Conservez les documents 10 ans : c'est ce que le SPF Finances demandera lors d'un contrôle.

Numérotation et date

• Factures et notes de crédit partagent une seule série continue, sans interruption, avec un préfixe choisi par la boutique (par exemple FACT-). Cette série est distincte des numéros de commande Shopify ; le numéro de commande figure comme référence sur la facture.
• La date de facture est le jour de l'émission ; les factures ne sont jamais antidatées. La date de livraison est la date de la commande.
• Un document émis n'est jamais modifié : les corrections passent par une note de crédit ou une facture complémentaire.

TVA

• Taux et montants proviennent des lignes de TVA de la commande Shopify, pour que la facture corresponde à ce que le client a payé.
• Le numéro de TVA de l'acheteur est vérifié dans VIES ; le résultat et sa date sont conservés comme preuve.
• Biens vendus à une entreprise d'un autre État membre avec un numéro de TVA valide : livraison intracommunautaire exemptée (catégorie K ; pas sous la franchise). Services à une entreprise d'un autre État membre : autoliquidation (AE).

Comment recevoir les documents

• ZIP par période : la boutique télécharge par exemple « le mois dernier » en ZIP, avec le XML (et le PDF quand il existe) dans des dossiers année/mois/ et un fichier index.csv : numéro, type, date, acheteur, numéro de TVA, montants et statut d'envoi.
• Copie par e-mail : chaque document peut partir automatiquement, dès son émission, vers une adresse, par exemple l'adresse d'import de votre logiciel comptable.
• Copie vers un stockage : Google Drive, Dropbox, OneDrive, SFTP, un bucket S3 ou un webhook.

Peppol et réception

L'application envoie via le point d'accès Peppol de Recommand (BRBX BV) et y inscrit l'entreprise uniquement pour l'envoi. L'inscription Peppol existante pour la réception, par exemple via votre logiciel comptable, reste inchangée. Les factures des fournisseurs continuent donc d'arriver par la solution de réception de votre client. S'il n'en a pas encore, il lui en faut une : l'obligation couvre aussi la réception.

Ce que l'application ne fait pas

• Recevoir les factures électroniques des fournisseurs.
• La comptabilité : l'application fournit les factures et l'index, le traitement reste chez vous.
• Les ventes en caisse via Shopify POS : elles sont ignorées par défaut ; la boutique peut les activer.