RO e-Factura pentru magazinele Shopify: ce ajunge în sistem, când și cum

Regula: fiecare factură prin RO e-Factura

Orice persoană impozabilă stabilită în România, plătitoare sau neplătitoare de TVA, transmite în RO e-Factura facturile pentru livrările și prestările cu locul în România: către firme (B2B) obligatoriu din 1 iulie 2024, către consumatori (B2C) din 1 ianuarie 2025 (OUG 120/2021, art. 10 și 10^1). Factura este un fișier XML în formatul european UBL cu regulile naționale CIUS-RO, încărcat în Spațiul Privat Virtual (SPV); Ministerul Finanțelor îl verifică și îi aplică sigiliul electronic. „Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor” (art. 4 alin. 6).

Rămân în afara sistemului exporturile, livrările intracomunitare către o firmă cu cod de TVA din alt stat membru și serviciile taxabile în străinătate. Vânzările la distanță către consumatori din alte state UE, taxate în statul de destinație (OSS), nu au locul livrării în România și nu intră în e-Factura după textul legii; ANAF nu a publicat o lămurire expresă, așa că verifică cu contabilul situația vânzărilor sub pragul de 10 000 EUR taxate în România.

Consumatorii: treisprezece zerouri și PDF-ul de la tine

Un consumator nu are cod fiscal pe comandă. Legea permite identificarea prin CNP, dar CNP-ul este opțional: dacă clientul nu îl dă, factura se emite cu un identificator format din treisprezece zerouri (art. 10^1 alin. 3). Invocourier nu colectează niciodată CNP-ul: fiecare factură către un consumator poartă treisprezece zerouri.

Consumatorul nu are acces în SPV, așa că sistemul nu îi poate comunica factura; ANAF însuși răspunde la o astfel de factură că „nu poate fi comunicată destinatarului” și amintește obligația de a i-o transmite. Furnizorul o comunică pe cale obișnuită (art. 10^1 alin. 4): pentru un magazin online, PDF-ul trimis pe e-mail după sigiliul ANAF este comunicarea legală a facturii.

Ce este nevoie pentru fiecare tip de client

Criteriul este simplu: CUI-ul pe comandă. Fără CUI, comanda este a unui consumator. Cifra de control a CUI-ului și registrul ANAF decid, nu VIES: o firmă românească neînregistrată în scopuri de TVA primește tot o factură B2B, cu CUI-ul fără prefixul RO.

Datele de colectat la finalizarea comenzii

• CUI-ul cumpărătorului: Shopify nu are un câmp românesc de CUI la finalizarea comenzii standard. Pentru clienții B2B (Shopify Plus) există codul fiscal al companiei; pentru celelalte magazine este suficient un câmp în coș (atribut de coș) numit „CUI”, care merge în orice magazin, sau câmpul „Cod de TVA al companiei” la finalizarea comenzii, disponibil cu Shopify Tax. Detalii în ghidul despre CUI-ul cumpărătorului.
• Numele și adresa cumpărătorului: din adresa de facturare a comenzii. Pentru o firmă, numele din câmpul „Companie” sau, dacă lipsește, denumirea din registrul ANAF. Strada și localitatea sunt obligatorii; pentru București, e-Factura cere sectorul (Sector 1 - 6) în locul localității, așa că clientul trebuie să îl treacă în adresă.
• Adresa de e-mail: acolo ajunge PDF-ul. O comandă a unui consumator fără e-mail se transmite totuși în e-Factura, dar factura nu îi poate fi comunicată automat.

Originalul, sigiliul și copia pentru client

Fișierul acceptat de sistem primește indexul de încărcare și, după validare, sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor: o semnătură XML separată peste fișierul trimis, disponibilă la descărcare în SPV. Împreună, XML-ul și semnătura sunt originalul. SPV le păstrează la descărcare 60 de zile; arhivarea pe 5 ani (Legea 36/2023) rămâne obligația furnizorului, așa că o aplicație serioasă descarcă și păstrează ambele fișiere.

Copia lizibilă (PDF) trimisă clientului nu are un cod QR obligatoriu, spre deosebire de Polonia. Este util să poarte indexul de încărcare și data sigiliului, referința pe care contabilul o găsește în SPV.

Retururi și note de credit

Un retur, o modificare sau o anulare a comenzii se documentează printr-o notă de credit (cod 381) transmisă tot în e-Factura, cu trimitere la numărul și data facturii inițiale (Ghidul ANAF al codurilor de factură). O factură sigilată nu mai poate fi retrasă sau înlocuită: orice corecție este un document nou, cu numărul lui, transmis tot în 5 zile lucrătoare. Sistemul refuză o notă de credit a cărei factură inițială nu a fost încă preluată, așa că corecția așteaptă sigiliul originalului.

Termene, respingeri și amenzi

• Emiterea: factura se emite cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare faptului generator, iar pentru un avans încasat în a 15-a zi a lunii următoare încasării (art. 319 alin. 16 Cod fiscal). O plată cu cardul înainte de livrare este un avans: dacă marfa pleacă și factura se emite înainte de acea dată, nu este nevoie de factură de avans separată; dacă livrarea întârzie peste 15 ale lunii următoare, factura se emite oricum. La plata ramburs, faptul generator este livrarea.
• Transmiterea: din 1 ianuarie 2026, în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere (OUG 89/2025); în 2024-2025 termenul era de 5 zile calendaristice.
• Respingerea: validatorul ANAF verifică fișierul după regulile CIUS-RO și îl respinge pe cel pe care nu îl poate prelua, de exemplu o adresă din București fără sector sau un cod de TVA acolo unde regulile nu îl permit. Fișierul respins nu este factură emisă și nimic nu a ajuns la cumpărător: se corectează cauza și se retransmite sub același număr.
• Amenzi: o amendă pe lună calendaristică, oricâte facturi ar fi întârziat: 1 000 - 2 500 lei pentru firmele mici și persoanele fizice, 2 500 - 5 000 lei pentru contribuabilii mijlocii, 5 000 - 10 000 lei pentru cei mari (art. 13^2 alin. 3 OUG 120/2021). O factură B2B emisă sau primită în afara sistemului se sancționează cu 15 % din valoarea ei. Nu există o perioadă de grație în vigoare pentru societăți.
• Casa de marcat: comerțul prin corespondență este scutit de bonul fiscal (OUG 28/1999, art. 2 lit. k): pentru un magazin online care livrează prin curier, factura este documentul, la plata cu cardul, prin transfer sau ramburs. Vânzarea la tejghea prin Shopify POS are nevoie de bon fiscal, care nu ține de această aplicație.

Vânzătorii neplătitori de TVA

O întreprindere mică sub pragul de 395 000 lei (regimul special de scutire, art. 310 Cod fiscal) transmite și ea facturile în e-Factura, cu același termen. Factura nu conține TVA: fiecare linie este „neimpozabilă” (categoria O în fișier) cu temeiul legal al scutirii, iar documentul nu poartă niciun cod de TVA, nici al vânzătorului, nici al cumpărătorului; vânzătorul este identificat prin CUI. Invocourier setează toate acestea automat când bifezi „Neînregistrat în scopuri de TVA” în Setări.

Shopify și e-Factura: ce nu face Shopify

• Shopify nu creează fișiere UBL CIUS-RO și nu transmite nimic în SPV;
• nu are un câmp românesc de CUI la finalizarea comenzii standard;
• nu tratează respingerile, sigiliul sau notele de credit în e-Factura.

Este nevoie, așadar, de o legătură între comenzile Shopify și e-Factura: o aplicație care transformă fiecare comandă în documentul potrivit și îl transmite, sau un program de facturare în care comenzile se copiază ori se importă.

Facturi din comenzile Shopify: ce face Invocourier

• Fiecare comandă devine o factură UBL CIUS-RO transmisă în RO e-Factura sub CUI-ul tău: B2B cu CUI-ul cumpărătorului, B2C cu treisprezece zerouri, prin canalul potrivit. Fără intermediar, fără taxe pe factură.
• Conectarea se face o singură dată: persoana care deține certificatul calificat înregistrat în SPV pentru firma ta se autentifică la ANAF dintr-o fereastră nouă; certificatul nu ajunge niciodată la noi, conexiunea durează un an și se reînnoiește singură. Dacă certificatul este la contabil, îi trimiți un link valabil șapte zile.
• Citește CUI-ul din câmpul „Cod de TVA al companiei”, din codul fiscal al companiei B2B, din atributul de coș „CUI” sau din observațiile comenzii, îi verifică cifra de control și îl caută în registrul public ANAF: o firmă plătitoare de TVA primește codul RO+CUI pe factură, una neplătitoare doar CUI-ul; un CUI necunoscut este marcat, iar factura se transmite oricum.
• Consumatorii primesc PDF-ul pe e-mail după sigiliul ANAF, cu indexul de încărcare și data sigiliului tipărite, în identitatea vizuală a magazinului; firmelor le poți trimite și lor o copie.
• Un retur în Shopify devine o notă de credit care așteaptă sigiliul facturii inițiale; un fișier respins este marcat cu regula ANAF încălcată, ești anunțat pe e-mail, iar „Corectează și retransmite la ANAF” îl retrimite sub același număr.
• Arhiva: XML-ul, semnătura Ministerului și PDF-ul rămân descărcabile; ZIP-ul lunar pentru contabil conține index.csv cu indexul de încărcare și fișierul <număr>.anaf-signature.xml.
• Magazinele românești pornesc cu facturarea la livrare (două treimi din comenzi sunt ramburs); din data de 14 a fiecărei luni, comenzile plătite dar nelivrate în luna trecută se facturează oricum, ca termenul din art. 319 alin. (16) să fie respectat.
• Neplătitor de TVA: categoria „neimpozabil” și temeiul legal automat. Deocamdată numai pentru magazine cu moneda RON.
• De la 7 dolari pe lună, transmiterea în e-Factura inclusă în plan, cu 14 zile de probă.

Ce nu face Invocourier: nu colectează CNP-ul, nu emite bonuri fiscale, nu primește facturi de la furnizori, nu ține contabilitatea și nu depune SAF-T (D406) în locul tău: livrează facturile și dovezile lor. Vânzarea la tejghea prin Shopify POS este sărită implicit.

Întrebări frecvente

Vând numai consumatorilor. Trebuie să transmit facturile în e-Factura?

Da, din 1 ianuarie 2025. Fiecare factură către un consumator se transmite în RO e-Factura sub identificatorul cu treisprezece zerouri, fără CNP, iar clientul primește PDF-ul de la magazin. Legea 88/2026 a scutit doar furnizorii persoane fizice identificate prin CNP; pentru firme textul legii păstrează obligația.

Clientul a trecut CUI-ul în observațiile comenzii. Este suficient?

Da, dacă aplicația știe să îl citească: Invocourier citește CUI-ul din observații și din atributele coșului, îi verifică cifra de control, îl caută în registrul ANAF și emite factura B2B cu CUI-ul cumpărătorului.

Factura în PDF este valabilă?

Pentru consumator, PDF-ul este modul legal de comunicare a facturii, dar factura trebuie să fie și în e-Factura. Pentru o firmă, originalul este exclusiv fișierul XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor; PDF-ul este o copie.

Ce se întâmplă când ANAF respinge o factură?

Factura nu este emisă și nimic nu a ajuns la cumpărător. Se corectează cauza și se retransmite sub același număr; Invocourier arată regula încălcată, te anunță pe e-mail și retransmite dintr-un clic.

Cum corectez o factură deja sigilată?

Printr-o notă de credit (cod 381) în e-Factura, care face trimitere la numărul și data facturii inițiale. Un retur în Shopify este suficient ca Invocourier să o emită, după ce factura inițială a primit sigiliul.

Sunt neplătitor de TVA. Mă privește e-Factura?

Da, cu același termen ca pe plătitorii de TVA. Factura nu conține TVA: fiecare linie este „neimpozabilă” cu temeiul legal (art. 310 Cod fiscal), iar documentul nu poartă niciun cod de TVA.