Invocourier pentru birourile de contabilitate: ce emite clientul tău cu magazin Shopify

Ce face aplicația

• Pentru fiecare comandă a magazinului, aplicația emite automat o factură electronică în formatul UBL cu regulile CIUS-RO și o transmite în RO e-Factura sub CUI-ul clientului: B2B, cu CUI-ul cumpărătorului, când comanda are unul; B2C, prin canalul dedicat, cu identificatorul din treisprezece zerouri, când nu are. CNP-ul nu este colectat niciodată.
• Aplicația reține indexul de încărcare, urmărește starea în SPV și, la validare, descarcă și arhivează fișierul cu sigiliul Ministerului Finanțelor (semnătura XML detașată peste fișierul transmis), după ce a verificat că amprenta din semnătură corespunde fișierului.
• Un retur în Shopify produce o notă de credit (cod 381) cu trimitere la numărul și data facturii inițiale, transmisă după ce factura inițială a primit sigiliul (sistemul refuză o notă de credit a cărei factură nu a fost încă preluată).
• Consumatorul primește PDF-ul pe e-mail după sigiliu, cu indexul de încărcare și data sigiliului tipărite: aceasta este comunicarea facturii cerută de art. 10^1 alin. (4) OUG 120/2021, pentru că consumatorul nu are acces în SPV. Firmele primesc factura în SPV; copia PDF către ele este opțională.
• Un client neînregistrat în scopuri de TVA (art. 310 Cod fiscal) este tratat corect: linii „neimpozabile” (categoria O) cu temeiul legal, fără niciun cod de TVA pe document, CUI-ul ca identificator fiscal.

Care fișier este factura?

Fișierul XML transmis în RO e-Factura, împreună cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, este exemplarul original (art. 4 alin. 6 OUG 120/2021). PDF-ul pe care îl primește cumpărătorul este o copie lizibilă; pentru consumatori, este și modul de comunicare a facturii. SPV păstrează fișierul și sigiliul la descărcare 60 de zile; aplicația arhivează propria copie a XML-ului, a semnăturii Ministerului și a PDF-ului, pe care magazinul o poate descărca oricând, pentru cei 5 ani ceruți de Legea contabilității.

Numerotare și date

• Facturile și notele de credit sunt numerotate într-o singură serie continuă, fără goluri, cu prefixul ales de magazin (de exemplu FV-). Seria este independentă de numerele comenzilor Shopify; numărul comenzii apare pe factură ca referință. Indexul de încărcare este atribuit de sistem și nu este un element obligatoriu al facturii.
• Magazinul alege momentul facturării: la plată, la plasarea comenzii sau la livrare. Un magazin românesc pornește implicit cu facturarea la livrare, potrivită pentru plata ramburs. Data emiterii este ziua în care aplicația a emis documentul și l-a transmis; facturile nu sunt antedatate. Data livrării este cea a expedierii din Shopify, când marfa a plecat înainte de emitere.
• Termenul din art. 319 alin. (16): din data de 14 a fiecărei luni, aplicația caută comenzile plătite în luna trecută și încă nelivrate și le facturează oricum, ca factura pentru avans să existe înainte de 15 ale lunii următoare încasării. Aplicația nu emite facturi de avans separate cu regularizare ulterioară: factura emisă atunci este factura comenzii.
• Termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la emitere: aplicația transmite imediat după emitere, iar dacă SPV nu răspunde, reîncearcă pe un calendar propriu și anunță operatorul după 24 de ore.
• Un document emis nu se modifică niciodată: corecțiile se fac prin notă de credit. Un fișier respins de validatorul ANAF nu este factură, iar numărul lui nu este consumat; după corectarea cauzei, magazinul îl retransmite sub același număr.

TVA

• Cotele și sumele vin din datele fiscale ale comenzii din Shopify, așa că factura corespunde cu ce a plătit cumpărătorul (21 % și 11 % din 1 august 2025). Versiunea actuală acoperă numai magazinele cu moneda RON.
• CUI-ul cumpărătorului este verificat după cifra de control și căutat în registrul public ANAF la emitere: o firmă înregistrată în scopuri de TVA primește codul RO+CUI pe factură (BT-48), una neînregistrată doar CUI-ul (BT-47); un CUI necunoscut registrului este marcat „neînregistrat” în aplicație, iar factura se transmite oricum. Codul de TVA al unei firme din alt stat membru este verificat în VIES și livrarea este intracomunitară, în afara e-Factura.
• Bazele și TVA-ul sunt defalcate pe cote în fișier, conform EN 16931 și CIUS-RO; pentru București, localitatea cumpărătorului este sectorul, așa cum cere validatorul.

Cum primește biroul documentele

• Direct în SPV: biroul care are drept în SPV pentru firma clientului vede facturile de vânzare ca pe cele emise din orice alt program. Nimic nu se schimbă aici.
• ZIP pe perioadă: magazinul descarcă, de exemplu, „luna trecută” ca ZIP cu fișierele XML, PDF și semnătura Ministerului (<număr>.anaf-signature.xml) în dosare an/lună/, plus index.csv cu numărul, tipul, data, cumpărătorul, codul lui, sumele, starea și coloana anaf_index cu indexul de încărcare.
• Copie pe e-mail: o copie a fiecărui document poate fi trimisă automat la emitere pe o adresă aleasă, de exemplu a biroului.
• Copie în propriul cloud: Google Drive, Dropbox, OneDrive, SFTP, un bucket S3 sau un webhook.

Cum se conectează aplicația la ANAF

Invocourier folosește autentificarea OAuth a ANAF: persoana care deține certificatul calificat înregistrat în SPV pentru firma clientului (reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit) se autentifică o singură dată pe portalul ANAF, dintr-o fereastră nouă. ANAF emite aplicației un token valabil 90 de zile, reînnoit automat până la un an; după un an este nevoie de o nouă autentificare, iar aplicația anunță din timp. Certificatul nu ajunge niciodată la Invocourier, care nu are nevoie de parola sau de tokenul biroului.

Dacă certificatul este al biroului, clientul îți trimite din Setări un link valabil șapte zile: îl deschizi, te autentifici cu certificatul tău, iar aplicația verifică imediat că certificatul are drept în SPV pentru CUI-ul clientului („Nu aveți drept în SPV pentru CIF” este singurul răspuns care înseamnă certificat greșit). Aplicația transmite facturile și citește starea lor; nu descarcă facturile de achiziție ale clientului.

Ce nu face aplicația

• Nu colectează CNP-ul: consumatorii sunt facturați sub treisprezece zerouri.
• Nu descarcă din SPV facturile de achiziție și nu ține contabilitatea: nu depune D406 (SAF-T), D300 sau D394; aplicația livrează facturile și dovezile lor, înregistrarea rămâne la tine.
• Nu emite facturi de avans cu regularizare, facturi de stornare (cod 380 cu minus) sau facturi corectate (cod 384): corecțiile sunt note de credit (381).
• Nu emite bonuri fiscale; vânzarea la tejghea prin Shopify POS este sărită implicit (se poate schimba în setări).
• Nu facturează în altă monedă decât RON și nu sincronizează cu programe de contabilitate (SmartBill, Oblio, FGO, SAGA); exportul ZIP și CSV este calea către ele.