Invocourier dla biur rachunkowych: co wystawia Twój klient ze sklepem Shopify

Co robi aplikacja

• Do każdego zamówienia, w którym nabywca podał NIP, aplikacja automatycznie wystawia fakturę ustrukturyzowaną w formacie FA(3) i przesyła ją do KSeF w kontekście NIP sprzedawcy. Aplikacja pobiera nadany numer KSeF i UPO.
• Zwrot środków w Shopify powoduje wystawienie w KSeF faktury korygującej, zawierającej numer KSeF faktury korygowanej.
• Faktury dla konsumentów (bez NIP) nie podlegają obowiązkowi KSeF: nabywca otrzymuje PDF e-mailem (wysyłka faktury e-mailem wymaga akceptacji nabywcy, zwykle w regulaminie sklepu). Sklep może włączyć dobrowolne przesyłanie ich do KSeF.
• Sprzedawca korzystający ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT) jest obsługiwany: pozycje ze stawką „zw” i podstawą zwolnienia na fakturze; w KSeF obowiązują go te same zasady, co czynnych podatników VAT. Możliwość wystawiania faktur poza KSeF przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie (do końca 2026 r.) jest decyzją sklepu, nie aplikacji.
• Nabywca będący przedsiębiorcą otrzymuje e-mailem wizualizację faktury (PDF) z kodem QR i numerem KSeF oraz plik XML, a samą fakturę może pobrać z KSeF.

Który plik jest fakturą?

Przy sprzedaży na rzecz firm (B2B) fakturą jest plik XML w strukturze FA(3), któremu KSeF nadał numer KSeF, potwierdzony UPO. Wizualizacja PDF, którą nabywca otrzymuje e-mailem, zawiera kod QR i numer KSeF, dzięki którym można ją zweryfikować w systemie. Przy sprzedaży konsumentom fakturą jest PDF wysłany e-mailem (chyba że sklep włączył dobrowolny KSeF). Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono; aplikacja dodatkowo archiwizuje własną kopię XML, PDF i UPO, którą sklep może pobrać w każdej chwili.

Numeracja i daty

• Faktury i faktury korygujące są numerowane w jednej ciągłej serii, bez luk, z prefiksem wybranym przez sklep (na przykład FV-). Seria jest niezależna od numerów zamówień Shopify; numer zamówienia jest na fakturze jako referencja. Numer KSeF nadaje system; jest drukowany pod kodem QR na wizualizacji.
• Sklep wybiera moment fakturowania: przy płatności, przy złożeniu albo przy realizacji zamówienia. Datą wystawienia (P_1) jest dzień, w którym aplikacja wystawiła dokument i przesłała go do KSeF; faktury nie są antydatowane. W polu P_6 (data dokonania dostawy) aplikacja podaje datę realizacji zamówienia w Shopify, jeśli towar został wysłany przed wystawieniem faktury; w przeciwnym razie pole jest pomijane.
• Aplikacja nie wystawia faktur zaliczkowych. Jeśli u klienta płatność i dostawa wypadają w różnych miesiącach, ocena, czy potrzebna jest faktura zaliczkowa, należy do biura; sklep może wtedy ustawić fakturowanie przy realizacji zamówienia, żeby faktura powstawała w miesiącu dostawy.
• Jeśli przesłanie do KSeF nie powiodło się w dniu wystawienia, aplikacja wysyła je w trybie offline24 (termin: następny dzień roboczy) i oznacza to w aplikacji. Wizualizacja trafia do nabywcy dopiero po nadaniu numeru KSeF, więc nigdy nie wymaga drugiego kodu QR ani certyfikatu offline.
• Wystawiony dokument nigdy nie jest zmieniany: poprawki wprowadza się fakturą korygującą. Plik odrzucony przez KSeF nie jest fakturą, a jego numer nie zostaje zużyty; po usunięciu przyczyny sklep przesyła go ponownie pod tym samym numerem.

VAT

• Stawki i kwoty pochodzą z danych podatkowych zamówienia w Shopify, więc faktura zgadza się z tym, co nabywca zapłacił. Obecna wersja obsługuje wyłącznie sprzedaż w PLN.
• Poprawność NIP nabywcy jest sprawdzana na podstawie cyfry kontrolnej i NIP trafia do pliku jako identyfikator nabywcy; sprawdzenie na białej liście podatników VAT pozostaje po stronie sklepu lub biura. Numer VAT UE nabywcy z innego państwa członkowskiego jest weryfikowany w VIES, a dostawa towarów jest wykazywana jako WDT (stawka „0 WDT”); a usługi dla firm z UE - ze stawką „np II”. Sprzedaż konsumentom z innych państw UE (OSS) pozostaje poza KSeF.
• Kwoty netto i VAT są wykazywane w polach FA(3) w podziale na stawki (23%, 8%, 5%, 0%, zw), zgodnie ze strukturą FA(3).

Jak biuro otrzymuje dokumenty

• Bezpośrednio w KSeF: biuro, któremu klient nadał w KSeF uprawnienie do przeglądania faktur, widzi jego faktury sprzedaży tak samo jak faktury wystawione w każdym innym programie. Nic się tu nie zmienia.
• ZIP za okres: sklep pobiera na przykład „poprzedni miesiąc” jako ZIP z plikami XML, PDF i UPO w katalogach rok/miesiąc/ oraz plikiem index.csv z numerem, rodzajem, datą, nabywcą, NIP, kwotami, numerem KSeF (potrzebnym w JPK_V7) i statusem.
• Kopia e-mailem: kopia każdego dokumentu może być automatycznie wysyłana w chwili wystawienia na wskazany adres, na przykład na skrzynkę biura.
• Kopia do własnej chmury: Google Drive, Dropbox, OneDrive, SFTP, bucket S3 albo webhook.

Jak aplikacja loguje się do KSeF

Invocourier uwierzytelnia się w KSeF własnym certyfikatem KSeF, wydanym na podstawie kwalifikowanego certyfikatu właściciela Invocourier. Klient nadaje w Aplikacji Podatnika KSeF uprawnienie do wystawiania faktur osobie fizycznej identyfikowanej odciskiem palca certyfikatu: tą osobą jest Daniel Ifrim, właściciel Invocourier (LIQUID ECOMM S.R.L., Rumunia); dane do wpisania, w tym odcisk palca, pokazuje aplikacja w ustawieniach. Aplikacja potrzebuje wyłącznie uprawnienia do wystawiania faktur, bez prawa do przeglądania faktur zakupowych. Jeśli osoba w biurze ma w KSeF uprawnienie do zarządzania uprawnieniami klienta, może nadać to uprawnienie w imieniu klienta. Alternatywnie klient może wygenerować w KSeF token KSeF i wkleić go w aplikacji. Aplikacja nie potrzebuje hasła ani tokenu biura.

Czego aplikacja nie robi

• Nie pobiera z KSeF faktur zakupowych (kosztowych).
• Nie księguje i nie składa JPK_V7: aplikacja dostarcza faktury i zestawienie, księgowanie zostaje po Twojej stronie.
• Nie wystawia faktur zaliczkowych ani faktur VAT marża i nie oznacza mechanizmu podzielonej płatności (P_18A).
• Sprzedaż w sklepie stacjonarnym przez Shopify POS jest domyślnie pomijana (można to zmienić w ustawieniach).